5 règles d’or pour organiser un séminaire efficace

5 règles d’or pour organiser un séminaire efficace

On organise généralement un séminaire, également appelé « journée au vert », pour réunir toute ou partie d’une équipe afin de solutionner une ou plusieurs problématiques qui se posent à elle.

Il peut s’agir :

  • d’une réflexion stratégique de fond,
  • d’un besoin de co-produire des idées pertinentes pour le prochain Brand Plan,
  • d’un changement dans l’environnement concurrentiel, obligeant l’entreprise à modifier sa stratégie de communication,
  • d’un besoin d’optimisation des process collaboratifs internes,
  • ou de n’importe quelle thématique spécifique à résoudre.

 

Lorsque l’on organise ce type d’événement d’entreprise, il est légitime de se demander : Qu’est ce qu’un séminaire efficace ?

Dans tous les cas, les objectifs du séminaire devront être formulés en amont, et les critères d’évaluation de son efficacité définis sous forme de délivrables attendus.

Le séminaire est également une occasion de renforcer les liens entre les membres d’une même organisation, et de faire du « team building » au sens large.

 

Voici les 5 règles à garder à l’esprit pour organiser un séminaire efficace

Sélectionner les bons participants qui apporteront leur contribution spécifique

Le choix des participants est un point essentiel de l’efficacité d’un séminaire. Ils ne doivent pas être trop nombreux (15 à 20 est un nombre idéal). Tous les métiers impliqués dans la problématique à résoudre doivent être représentés, d’une manière équilibrée en fonction de leur importance stratégique et opérationnelle (marketing, ventes, médical, market research, responsables RP, autres…). Le choix des individus eux mêmes est déterminant. On essayera d’associer des experts confirmés, qui apporteront leur connaissance approfondie du sujet à traiter et des profils plus créatifs, capables d’apporter un œil neuf sur une question parfois déjà largement débattue en interne. On s’orientera vers des personnalités contributives, ayant déjà fait la preuve de leur capacité à interagir de manière harmonieuse avec d’autres participants, même si ces derniers ont des avis différents. On n’hésitera pas à intégrer quelques profils plus administratifs (responsables réglementaires, contrôleurs de gestion..), ayant rarement l’occasion d’exprimer leurs points de vue et idées.

Travailler sur un temps court

Une des principales difficultés d’un séminaire est d’arriver à bloquer tous les participants le même jour dans le même lieu. Plus le temps sera court, plus il sera facile de trouver une date qui convienne à tous. Le fait que le temps soit limité est un facteur d’émulation pour l’équipe : apporter une contribution collective sur un temps court, permettant d’accélérer la résolution d’un problématique de l’entreprise, est un challenge que tous les participants vont relever ensemble ! La plupart des séminaires que nous organisons durent une journée, parfois plus, rarement moins.

 

Sortir du quotidien en choisissant un lieu dédié et propice à la créativité

Le choix du lieu est important pour le succès du séminaire. Le fait d’être transportés ensemble dans un lieu inconnu et nouveau permet à l’équipe de s’extraire psychologiquement de la routine quotidienne, et d’être beaucoup plus créative collectivement. Il faudra malgré tout prendre garde à ce que l’éloignement et les conditions d’accès du lieu choisi ne soient pas une source de perte de temps et d’énergie, ce qui aboutirait à l’inverse de l’effet recherché. Il est également indispensable de s’assurer que les espaces de travail soient confortables, sans être nécessairement ostentatoires, et que les équipements nécessaires sont disponibles (paper boards, projecteurs, écrans, systèmes d’animation interactifs, etc…). La disposition des salles est également un facteur d’optimisation de la productivité des équipes. Nous conseillons généralement de retirer les tables et de disposer les chaises en cercle ou demi-cercle autour de l’animateur, de manière à fluidifier les échanges entre les participants.

Formuler les objectifs sous forme de questions qui commencent par « Comment » et auxquelles les participants devront répondre par leur production durant le séminaire.

Si vous voulez que des participants vous apportent des réponses, il faut avant tout leur poser les bonnes questions, qui leur permettent de comprendre pourquoi ils sont réunis et en quoi leur contribution est importante, voire essentielle pour l’entreprise. Une partie stratégique de la préparation d’un séminaire est de poser les bonnes questions avec les formulations adéquates. Il faut savoir faire preuve d’une grande exigence sur cette phase de travail et ne pas hésiter à revoir sa copie tant qu’un doute persiste, tant sur le fond de la question posée que sur sa formulation.

Construire le timing avec alternance d’ateliers en sous groupes et de phases de partage dynamique en plénière

La construction détaillée du programme du séminaire doit retenir toute l’attention de ses organisateurs. Une technique très efficace est d’alterner des phases d’ateliers en sous groupes et des phases de partage en plénière. Là encore, tout est question de dosage : les plénières ne doivent pas être trop longues sous peine de lasser l’assistance : les orateurs ou rapporteurs auront donc pour consigne d’être synthétiques et concis. Les phases d’ateliers en sous groupes pourront s’enchainer avec une moyenne de 2 ou 3 ateliers d’une heure maximum chacun pour chaque demi-journée. Le rythme et la diversité du programme proposé est un élément essentiel du maintien de l’énergie du groupe pendant toute la journée.

 

Bon séminaire !!

Dr Jean-Marc MENAT

 

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